Szanowni Państwo.

PAK Kopalnia Węgla Brunatnego Konin Spółka Akcyjna (Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty pisemnej w formie otwartej w trybie przetargu z dogrywką.

1)Zakup i dostawa kuponów żywieniowych na posiłki profilaktyczne o nominale 19 zł dla PAK Kopalnia Węgla
Brunatnego Konin S.A. Prognozowana ilość kuponów żywieniowych na rok 2025 wynosi 115 685 sztuk.

2)Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia:
Wykonanie zgodnie z załączoną dokumentacją.
3)Warunki dostaw/wykonania:
a)Termin: od 03 stycznia 2025 roku do 31 grudnia 2025 r.
b)Data ważności kuponów żywieniowych: minimum do 30 czerwca 2026 r.
c)Dostawa kuponów żywieniowych odbywać się będzie miesięcznie na podstawie zamówień cząstkowych
w terminie do 7 dni, licząc od dnia złożenia przez Zamawiającego zamówienia. Zamówienia cząstkowe będą składane najpóźniej do 15-go dnia każdego miesiąca w ilościach wynikających z rzeczywistych potrzeb Zamawiającego.
d)PAK Kopalnia Węgla Brunatnego Konin S.A. – ul. 600 Lecia 9, 62 -540 Kleczew.
e)Miejsce wykonania usługi: Określone w Załączniku nr 1 do umowy.
f)Godziny odbioru dostarczanych kuponów żywieniowych ustala się w dni robocze, w godz. 07.15 – 13.00.
g)Koszt transportu kuponów żywieniowych do Zamawiającego ponosi Wykonawca.
h)Wykonawca musi dysponować taką ilością placówek handlowych i gastronomicznych, realizujących kupony żywieniowe na posiłki profilaktyczne, oferującymi w sprzedaży produkty spożywcze lub gotowe posiłki, na terenie nw. powiatów:
- w powiecie konińskim minimum: 10 placówek handlowych i 2 placówki gastronomiczne,
- w powiecie kolskim minimum: 10 placówek handlowych i 2 placówki gastronomiczne,
- w powiecie słupeckim minimum: 10 placówek handlowych i 2 placówki gastronomiczne,
- w powiecie tureckim minimum: 10 placówek handlowych i 2 placówki gastronomiczne,
- w powiecie radziejowskim minimum: 10 placówek handlowych i 2 placówki gastronomiczne.

4)Przez placówkę handlową Zamawiający rozumie placówkę, której główną działalnością jest sprzedaż detaliczna artykułów spożywczych w obiekcie, który jest dostępne dla ogółu konsumentów. Przez placówkę gastronomiczną Zamawiający rozumie placówkę, której przedmiotem działalności jest przygotowanie oraz sprzedaż gorących posiłków do spożycia na miejscu i na wynos w pomieszczeniu zamkniętym, ogrzewanym. Do placówek gastronomicznych
i handlowych nie zalicza się ruchomych punktów sprzedaży detalicznej i automatów sprzedażowych.
5)Płatność nastąpi przelewem w terminie: min 30 dni od daty doręczenia noty.
6)Złożenie oferty handlowej jest:
a)równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści niniejszego zaproszenia do składania ofert, regulaminu Internetowej Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o. oraz Ogólnych Warunków Zakupów umieszczonych na stronie internetowej Zamawiającego,
b)równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem wzoru umowy (jeżeli jest dołączony do zaproszenia), oświadczeniem o braku zastrzeżeń do projektu umowy i zobowiązaniem do podpisania umowy w przypadku wyboru jego oferty oraz zobowiązaniem odesłania podpisanej umowy Zamawiającemu najpóźniej w ciągu 5 dni od jej otrzymania,
c)potwierdzeniem poprawności danych teleadresowych umieszczonych w Internetowej Platformie Zakupowej Zamawiającego,
d)potwierdzeniem posiadania pełnomocnictwa do składania ofert w imieniu Dostawcy/Wykonawcy przez osobę składającą ofertę na Internetowej Platformie Zakupowej Zamawiającego,
e)w przypadku udziału Oferenta w dogrywce potwierdzeniem akceptacji zawartych w opisie dogrywki warunków,
f)oświadczeniem Oferenta, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu udziału w niniejszym postępowaniu zakupowym, oraz zapoznał się z klauzulą informacyjną umieszczoną na stronie internetowej Zamawiającego,
g)oświadczeniem Oferenta, że jest czynnym podatnikiem VAT, a brak posiadania statusu czynnego podatnika VAT wymaga wyraźnego określenia w treści składanej oferty,
h)oświadczeniem Oferenta, że oferta będzie wiążąca 60 dni od dnia zakończenia zbierania ofert określonego w niniejszym zaproszeniu, a w sytuacji, gdy przeprowadzona zostanie dogrywka w formie negocjacji lub aukcji Oferent nie zmieni swojej oferty w dogrywce, jego oferta pozostanie wiążąca w okresie ujętym w niniejszym zaproszeniu.
7)Oferty:
a)Oferty będą przyjmowane od dnia:  25-10-2024 r. od godz. 10:00
b)Oferty będą przyjmowane do dnia:  05-11-2024 r. do godz. 10:00
c)Składanie ofert częściowych: Nie dotyczy.
d)Składanie ofert równoważnych: Nie dotyczy.
e)Oferty należy składać z wykorzystaniem Internetowej Platformy Zakupowej.
f)Zamawiający nie pokrywa kosztów związanych z opracowaniem ofert i o ile nie określono inaczej nie zwraca materiałów przesłanych w związku z ofertą.
g)Otwarcie ofert nastąpi bez obecności Oferentów.
h)Przewidywany termin wyboru najkorzystniejszej oferty: listopad 2024r.
i)Kryterium wyboru oferty: cena oraz termin płatności.
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty oraz sposób wyboru oferty;
1.Komisja przystąpi do oceny złożonych ofert, które nie podlegają odrzuceniu.
2.Ocena ofert będzie przeprowadzona dla każdej oferty osobno, a kryteriami oceny ofert będą:
1)cena z wagą 50 punktów,
2)termin płatności z wagą 50 punktów.

3.Ofertom zostaną przyznane punkty obliczone według wzorów:
DLA KRYTERIUM CENA:
Cena oferowana minimalna brutto x 50 pkt.
-----------------------------------------------
Cena badanej oferty brutto

DLA KRYTERIUM TERMIN PŁATNOŚCI:
Termin płatności badanej oferty ( w dniach) x 50 pkt
------------------------------------------------------
Oferta z najdłuższym terminem płatności

4.Za najkorzystniejszą zostanie wybrana ta oferta, która otrzyma największą liczbę punktów (suma punktów w kryterium cena i w kryterium termin płatności).

j)Oferta musi zawierać:
a) dane Oferenta składającego ofertę,
b) propozycję wynagrodzenia brutto w PLN ze wszystkimi składnikami
c) propozycję terminu płatności – ilość dni od dostarczenia noty.
d) adres mail’owy do prowadzenia korespondencji,
k) Wymagania formalne udziału w postępowaniu:
i)Złożenie oferty w formie i terminie określonym niniejszym zaproszeniem.
ii)Załączenie w internetowym formularzu dokumentów:
(1)aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
8)Wadium:.
a)Warunkiem uczestnictwa w przetargu jest wniesienie wadium .
b)Wadium określa się w wysokości: 40.000,00 PLN.
c)Wadium może być wniesione w następujących formach:
i)pieniężnej,
ii)gwarancjach bankowych,
iii)gwarancjach ubezpieczeniowych,
iv)poręczenia bankowego.
d)Wadium w formie pieniężnej należy wpłacać na rachunek Zamawiającego: nr 79 1090 1199 0000 0000 1900 2727 z dopiskiem: „Wadium w postępowaniu – nr P-137/2024”.
e)Wadium wniesione w pieniądzu będzie skuteczne, jeżeli przed upływem terminu składania ofert znajdzie się na rachunku bankowym Zamawiającego.
f)Wadium złożone przez Oferentów, których oferty nie zostały wybrane, podlega zwrotowi niezwłocznie po dokonaniu wyboru oferty, a Oferentowi, którego oferta została wybrana zwraca się po zawarciu Umowy oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania Umowy, jeżeli było wymagane.
g)Wadium wniesione w formie pieniężnej zwracane jest Dostawcy/Wykonawcy w wysokości w jakiej zostało wniesione bez odsetek.
9)Oferent, jeżeli inaczej nie ujęto w załączonym do zaproszenia projekcie umowy, zobowiązuje się do zapłaty kar umownych:
a)za odstąpienie od realizacji zamówienia z przyczyn zależnych od Dostawcy/Wykonawcy w wysokości 10% wynagrodzenia umownego netto za tę część przedmiotu zamówienia, której dotyczy odstąpienie,
b)za zwłokę w dostawie/wykonaniu - w wysokości 0,2% wynagrodzenia umownego netto za całość przedmiotu zamówienia, za każdy dzień zwłoki, nie mniej jednak niż 200 zł,
c)za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze, w okresie gwarancji oraz rękojmi w wysokości 0,2 % wynagrodzenia umownego netto za całość przedmiotu zamówienia za każdy dzień zwłoki licząc od dnia,
w którym wada powinna być usunięta.
10)Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
a)Odmowy przyjęcia dostawy w przypadku braku pełnego i poprawnego adresu dostawy i numeru magazynu oraz braku numeru zamówienia umieszczonego w widocznym miejscu elementu dostawy – nie dotyczy.
b)Odmowy przyjęcia dostawy w przypadku braku dokumentów identyfikujących dostawę ("WZ", faktura lub list przewozowy) lub braku dokumentów określonych w punkcie 3 ppkt d - nie dotyczy.
c)Odmowy rozładunku w przypadku gdy rozładunek dostarczonego materiału wymaga dodatkowego rozładunku i załadunku materiału przeznaczonego dla innych Odbiorców - nie dotyczy.
d)Odmowy rozładunku materiałów dostarczonych po godzinie 13:00 - nie dotyczy.
e)Odrzucenia oferty jeżeli jej treść jest niezgodna z zaproszeniem do złożenia Oferty.
f)Zażądania od każdego Oferenta dodatkowych wyjaśnień, oświadczeń lub oryginału dokumentów dopuszczających do postępowania.
g)Zmiany treści ogłoszenia lub warunków postępowania.
h)Swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.
i)Częściowego wyboru oferty - w ramach danej pozycji, lub – po wspólnym uzgodnieniu: częściowego wyboru oferty również z jednej pozycji.
j)Stosowania dogrywki (np. aukcji lub negocjacji) do postępowań realizowanych w trybach które przewidują taką możliwość.
k)W sytuacji dogrywki w formie aukcji odmowy uznania zgłoszenia przez Oferenta problemów technicznych (uniemożliwiających udział w aukcji) w przypadku braku uczestnictwa Oferenta w aukcji testowej.
l)Żądania od Dostawcy/ Wykonawcy pisemnego potwierdzenia cen na materiały/usługi objęte postępowaniem.
m)W przypadku wyboru oferty żądania od Dostawcy/Wykonawcy potwierdzenia przyjęcia zamówienia pisemnie, faxem lub pocztą elektroniczną.
11)Pozostałe:
a)Przetarg nie odbywa się w myśl przepisów zawartych w ustawie prawo zamówień publicznych.
b)Komunikacja z Oferentami w trakcie procesu zakupu będzie prowadzona przez platformę zakupową, faxem oraz pocztą elektroniczną.
c)Zamawiający dopuszcza zadawanie pytań w formie pisemnej do trzech dni roboczych przed dniem rozpoczęcia zbierania ofert, a odpowiedzi zostaną opublikowane do dnia rozpoczęcia zbierania ofert. Pytania należy kierować do kupca prowadzącego postępowanie: Barbara Kuznowicz; kuznowicz.barbara@kwbkonin.pl
d)W przypadku konieczności ponownego zakupu materiału ujętego w wybranej ofercie i potwierdzenia przez Dostawcę utrzymania ceny oraz dostępności, Zamawiający pozostawia sobie możliwość złożenia ponownego zamówienia.
e)Dostawy mogą być realizowane na podstawie zawartej umowy lub zamówienia.

Załączniki: Projekt umowy.
Opracował: Barbara Kuznowicz.